Méthodologie

Comment s'y prendre pour organiser des actions culturelles en bibliothèques ? Vous trouverez dans cette rubrique les étapes clés à ne pas oublier ainsi que des liens vers des outils méthodologiques en ligne pouvant apporter une aide à l'organisation de vos projets.

L'ACTION CULTURELLE C'EST QUOI ?

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L’action culturelle en bibliothèque peut prendre différentes formes et avoir de nombreux objectifs. Selon l'enssib (l'école nationale supérieure de l'information et des bibliothèques): "L’action culturelle en bibliothèque correspond à une politique d’animations construite et cohérente. Là où l’animation renvoie à une somme d’événements spontanés, organisés au fil de l’eau, l’action culturelle est un projet raisonné, intrinsèque au projet bibliothèque dans sa relation aux publics et aux collections. (…)". Lire la suite sur le site de l'enssib

COMMENT S'Y PRENDRE ?

Initier une réflexion en équipe suffisamment à l’avance, qui permette de poser les questions essentielles avant de se lancer : quels sont les objectifs de l’animation ? A quel(s) public(s) s’adresse-t-elle ?
Identifier une personne dans l’équipe qui coordonnera le projet et sera le contact privilégié avec l’équipe, les partenaires et les intervenants éventuels.
Choisir les actions qui seront mises en place et les planifier.
Définir les lieux qui seront investis. Dans la mesure du possible, c’est à la bibliothèque qu’aura lieu l’animation. Quelquefois, il suffit d’un peu d’huile de coude pour rendre vos espaces très adaptés à la mise en place de l’animation.
Recenser les documents disponibles sur place, à la BDS et éventuellement les achats à effectuer. Si besoin, réserver des supports d’animation de la BDS directement sur le site internet.
Déterminer les partenaires à contacter (associations locales ou non, écoles, libraire, maison de retraite, crèche, artisans, commerçants, intervenants bénévoles ou rémunérés…). Pensez qu’ils ont des contraintes diverses et qu’ils ont souvent besoin d’être prévenus assez tôt. Vous pouvez demander des devis pour établir votre budget prévisionnel.
Définir un calendrier de travail contenant la date de l’animation, sa durée, les dates des réunions de préparation.
Lister les moyens nécessaires : équipe à mobiliser, budget et besoins matériels (faire établir des devis).
Présenter et défendre le projet et son budget prévisionnel auprès des élus.
Etablir les contrats, conventions et souscriptions d’assurance éventuellement nécessaires.
Réfléchir aux modes et supports de communication (dossiers pour la presse, la radio, réalisation d’affiches, de tracts, marque-pages, annonce sur le site de la BDS…).
Prévoir un temps pour l’inauguration ou la clôture. Se poser la question du discours, du livre d’or, prévoir un moment convivial avec collation et boissons, faire des photos…
Enfin, prendre le temps après l’animation de réunir les acteurs du projet pour une évaluation: réalisation des objectifs de départ, le travail en équipe, avec les partenaires, le bilan financier, la fréquentation et la satisfaction du public, les retombées sur la bibliothèque, etc.

OUTILS EN LIGNE

Internet donne accès à une multitude de ressources créées dans le but d'apporter une aide à l'organisation de projets. Organiser ses idées, établir un rétro- planning, évaluer l’impact d'une animation ou communiquer plus aisément… Voici une liste d'outils disponibles en ligne qui facilitent ces démarches :

Faciliter la communication avec les personnes impliquées

framapad : Permet de créer un espace de discussion collectif en temps réel (appelé "pad"). Chaque personne est représentée par une couleur pour se distinguer des autres. Cet espace de discussion est privé : de plus, vous pouvez décider de la durée pour laquelle il sera actif (1 mois, 2 mois,...) et exporter votre travail sous la forme d'un document. Logiciel entièrement gratuit. https://framapad.org/
Wetransfer : Permet d'envoyer des documents par mail, trop lourds pour être transférés via la messagerie classique: jusqu'à 2Go pour la version gratuite. https://www.wetransfer.com/
Dropbox : Pour stocker des fichiers en ligne et les partager ou non avec d'autres personnes. Plusieurs avantages : avoir accès à sa "box" depuis n'importe quel appareil (plus besoin de transporter ses documents sur clé usb ou autre) et dans le cas de documents partagés avec d'autres personnes: celles- ci voient les mises à jour instantanément. https://www.dropbox.com/fr/
Doodle : Permet de connaître les dispositions de vos interlocuteurs afin de planifier rapidement et à distance des rendez- vous. http://doodle.com/fr/

Organiser ses idées et ses projets

ProjectLibre : Outil de gestion et de planification de projets. Cet outil permet de synthétiser l'organisation logistique: générer un organigramme, un tableau des tâches, un histogramme du projet, une représentation du projet par courbe,... C'est une alternative à Microsoft Project. Logiciel entièrement gratuit. http://projectlibre.softonic.fr/
Xmind : Logiciel de "mind mapping". C'est- à- dire qu'il permet de créer des "cartes des idées". Celles- ci sont schématisées et peuvent être partagées avec d'autres personnes. Ce logiciel permet également de sauvegarder directement dans Evernote. Il existe une version gratuite. http://www.xmind.fr/
Evernote : Pour réunir toutes ses notes, documents, captures d'écran,... dans un seul espace de travail, accessible depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone...). Il existe une version gratuite. https://evernote.com/intl/fr/

Formaliser son projet avec la Bibliothèque départementale : Lorsque vous souhaitez vous associer à des projets en partenariat avec la Bibliothèque départementale, afin d’étudier votre demande, vous êtes invités à adresser une "fiche projet" à l'équipe animation. Cette fiche, ainsi que les modalités de subvention du Département, sont accessibles depuis le pavé "Ressources et accompagnement: documents pratiques".